Protocol Privacy en AVG

Het Fonds Nut Voorschoten verwerkt en bewaart persoonsgegevens conform het in dit Protocol bepaalde.

Voor de ledenadministratie worden in een beschermde omgeving (d.w.z. digitaal met gebruikmaking van een wachtwoord en een firewall ter bescherming van onbevoegd gebruik en op papier door middel van opberging in een afsluitbare ruimte) de volgende persoonsgegevens verwerkt en bewaard:

· Achternaam en voornamen

· Geboortedatum en – plaats

· Adres en -emailadres

· Geslacht (teneinde de adressering van convocaten een correcte aanhef te kunnen opnemen)

· Telefoonnummer

· Datum van ingang van het lidmaatschap

· Bankrekening (ten behoeve van de inning van de contributie)

Toegang tot deze gegevens hebben uitsluitend de bestuursleden en degenen die door het bestuur met correspondentie of inning van contributie belast worden.

Na beëindiging van het lidmaatschap worden deze gegevens nog gedurende een periode van 10 jaar bewaard, zulks met het oog op eventuele afwikkeling van het lidmaatschap en daaruit voortvloeiende verplichtingen en tevens met het oog op mogelijk al dan niet wetenschappelijk onderzoek naar het functioneren van de Vereniging. Daarnaast wordt zodoende voldaan aan de verplichting die bestaat om de financiële administratie ten minste 7 jaar te bewaren.

Voor de beoordeling van ingediende verzoeken of aanvragen voor een financiële bijdrage voor een project worden de volgende gegevens verwerkt en bewaard:

· Namen en adressen van degenen die de aanvraag hebben gedaan, alsmede hun geslacht en telefoonnummer (indien opgegeven)

· E-mailadressen en url’s van websites die gegeven zijn door of namens de aanvrager of betrekking hebben op de organisatie waarvoor de aanvraag is ingediend

· Bankrekening en andere financiële gegevens die in de aanvraag zijn opgenomen door de aanvrager of nadien door of namens de aanvrager zijn verstrekt

· Alle overige gegevens die zijn opgenomen in de aanvraag

Deze gegevens worden in een beschermde omgeving bewaard ,d.w.z. digitaal met gebruikmaking van een wachtwoord en een firewall ter bescherming van onbevoegd gebruik en op papier door middel van opberging in een afsluitbare ruimte. Toegang tot deze gegevens hebben alleen de leden van het bestuur van de Vereniging.

Vanaf het moment van inwerkingtreding van de AVG zal in voorkomende gevallen aan degene van wie persoonsgegevens worden verwerkt toestemming hiervoor worden gevraagd.

Voor alle door de Vereniging verwerkte gegevens geldt, dat indien de fiscus daarom gemotiveerd verzoekt, de fiscus inzage krijgt in de opgeslagen gegevens. Bij verzoeken om inzage afgifte door andere partijen wordt, wanneer er geen wettelijke plicht bestaat tot inwilliging van het inzage of opvorderingsverzoek, door het bestuur van de Vereniging in overeenstemming met de dan geldende wet- en regelgeving op het gebied van privacybescherming een besluit genomen. Inzage door personen van wie de gegevens zijn verwerkt en correctie van de gegevens daarvan wordt verleend op hun verzoek, mits de belangen van anderen daardoor niet in het gedrang komen, en dit passend is binnen het doel van de verwerking.